ミーティング後の議事録作成は、多くの方にとって手間がかかる作業の一つです。
特にパソコンを日常的に使用しない初心者の方々には、一からテキストにまとめるのは大変でしょう。
しかし、最新の技術を取り入れれば、この手間を大幅に削減することが可能です。
今回は、AI技術「ChatGPT」を用いて、効率的に議事録を作成する方法をご紹介します。この方法を試せば、皆さんの作業時間が驚くほど短縮されることでしょう。
初心者の方でも簡単に取り入れることができるので、ぜひ最後までお読みください。
この記事は、次のような方におすすめです。
・ミーティングが頻繁なビジネスパーソン
・パソコン初心者
・大規模なプロジェクトを管理しているリーダーやマネージャー
・リモートワークを実施している企業やチーム
・非営利団体やボランティア団体のメンバー
議事録作成の一般的な課題
議事録作成にはいくつかの一般的な課題があります。以下にその主な課題を挙げます。
- 時間の制約：議事録を詳細に書き取るためには多くの時間が必要です。特に、ミーティングが長時間にわたる場合、後でその全てを正確に記録するのは難しくなります。
- 情報の欠落：手書きやタイピング速度の制約、または注意の逸れることで、重要な情報が欠落することがある。
- 主観性の問題：議事録の作成者によって、どの情報を重要と捉えるかが変わることがあり、主観性が入り込むことがある。
- 技術的な制約：適切な録音機器がない場合や、音質が悪い環境では、正確な議事録を作成するのが難しい。
- 整理と要約の難しさ：議事録は通常、要約されて整理される必要がありますが、要点を適切に捉えるスキルが必要です。
- 保管とアクセス：作成した議事録を適切に保管し、必要な時にすぐにアクセスすることも一つの課題です。
- 機密性の問題：ミーティングの内容には機密情報が含まれる場合があり、それを適切に取り扱う方法や、議事録へのアクセス権限の管理が必要です。
これらの課題は、企業や組織の大きさ、ミーティングの内容や形式、使用するツールや機器によって、異なる形で表れることがあります。しかし、最近のテクノロジーの進化により、これらの課題を軽減する方法が提供されてきています。
ChatGPTと議事録作成の組み合わせの可能性
ChatGPTを議事録作成に利用すると、効率的かつ正確な結果が得られる可能性があります。以下に、ChatGPTを議事録作成に組み込む際のメリットや注意点を示します。
メリット
- 効率的な記録: 会議の音声をリアルタイムでテキスト化する能力を持つサービスやアプリを利用して、そのテキストをChatGPTに入力すれば、構造化された議事録を作成することができます。
- テキスト整理: 会議中に多くの情報やディスカッションが交わされることがありますが、ChatGPTはその情報を要約し、主要なポイントや意見をハイライトする能力があります。
- 柔軟なフォーマット: 望むフォーマットやスタイルに従って議事録を生成することができます。
- 言語の多様性: 複数の言語に対応しているため、多言語の会議でも議事録を作成するのに役立ちます。
注意点
- プライバシー: 会議の内容が機密性を持つ場合、外部のサービスやアプリに情報を渡すことに関する懸念が生じる可能性があります。安全な使用を保証するための適切な手順や対策が必要です。
- 誤解や誤訳: 自動的に生成されたテキストには、誤解や誤訳が含まれる可能性があります。最終的な議事録は人間が確認し、必要に応じて修正することが推奨されます。
- 音声認識の正確性: 議事録の質は、音声をテキストに変換する際の正確性に大きく依存します。背景ノイズや複数人の同時発言など、会議の状況によっては音声認識の精度が低下する可能性があります。
- 長時間の会議: 長時間の会議や複雑な内容の場合、ChatGPTが完璧な結果を提供することが難しいこともあります。
総合的に見て、ChatGPTと議事録作成の組み合わせは、会議の効率化やドキュメンテーションの質の向上に寄与する可能性があります。しかし、技術的な課題やプライバシーの懸念を適切に取り扱うことが重要です。
ChatGPTを活用した議事録作成のステップ
ChatGPTを活用した議事録作成のためのステップを以下に示します。
１．準備
- 会議の目的やアジェンダの明確化: 議事録の内容や構造を理解しやすくするために、会議の目的やアジェンダを明確にしておくと良いでしょう。
- 音声録音の設定: 会議の内容を録音するための高品質なマイクや録音デバイスを準備します。また、参加者に録音を行う旨を通知しておくことが重要です。
- 音声認識ソフトウェアの選定: 会議の音声をリアルタイムまたは後処理でテキスト化するための音声認識ソフトウェアを選択します。
２．実行
- 会議の録音: 会議が始まったら録音を開始します。
- テキスト変換: 録音した音声を音声認識ソフトウェアを使用してテキストに変換します。
- ChatGPTへの入力: 変換されたテキストをChatGPTに入力し、必要な情報の整理や要約を依頼します。
【議事録作成に役立つChatGPTプロンプト】
下記の文章を議事録にして。
（会議内容のテキスト）
３．後処理
- 議事録の確認: ChatGPTによって生成された議事録の内容を確認し、誤訳や誤解がないかチェックします。
- フォーマットの調整: 必要に応じて、議事録のフォーマットを調整します。
- 関連情報の追加: 参照された資料や、会議中に言及されたが議事録に記載されていない重要な情報を追加します。
- 確認と修正: 最終的に、関係者や参加者に議事録を確認してもらい、必要に応じて修正を行います。
４．保存と共有
- 保存: 議事録を安全な場所に保存します。電子版と紙版の両方で保存することも考えられます。
- 共有: 関係者や参加者に議事録を共有します。電子メール、クラウドストレージ、内部ネットワークなど、適切な手段を選択して共有を行います。
以上のステップを通じて、ChatGPTを活用した効率的な議事録作成が行えます。ただし、機械の生成する内容に過度な依存をせず、人間が内容を確認・編集することで、質の高い議事録を作成することが重要です。
ChatGPTを活用した議事録の作成事例
事例1: ビジネスの現場での活用
背景
A社は、週次のプロジェクトミーティングを行っており、毎回議事録の作成に多くの時間を費やしていました。これにより、議事録を作成する担当者が他のタスクに割ける時間が減少していました。
活用方法
- 会議開始時に専用の高品質マイクを使用して録音を開始。
- 会議終了後、音声認識ソフトウェアで録音内容をテキスト化。
- テキストをChatGPTに入力し、アジェンダごとの要約や重要な意見、次回のアクションポイントなどを自動で生成。
- 最終的に人間が確認し、微調整を行った上で議事録として保存・共有。
結果
議事録作成にかかる時間が大幅に削減され、担当者は他の業務に専念できるようになった。また、構造化されたフォーマットのおかげで、会議の内容を迅速に把握することが可能となった。
事例2: 学術・研究の分野での活用
背景
B大学の研究チームは、月に1回、研究の進捗報告を行うセミナーを開催していました。各研究者が発表後に行われるQ&Aやディスカッションの内容を記録することは重要であり、これにより研究の方向性を見直す参考資料として使用されていた。
活用方法
- セミナーの各発表終了後のQ&Aやディスカッションを録音。
- 録音内容を音声認識ソフトウェアでテキストに変換。
- テキストをChatGPTに入力し、発表のキーポイントや研究者からの質問・意見、新たな研究の提案などを整理・要約。
- チームのリーダーが内容を確認し、議事録として保存・共有。
結果
研究の進捗報告会の後、迅速に議事録を取得することができ、研究者たちはこれを基に自らの研究の見直しや改善を行うことができた。また、過去のディスカッションや意見を簡単に検索・参照することが可能となり、研究の質の向上に寄与した。
まとめ
ChatGPT活用のメリット
１．効率性: 議事録の作成時間を大幅に短縮できる。
２．一貫性: 一定のフォーマットやスタイルに従って議事録を生成することが可能。
３．柔軟性: 異なる目的や状況に合わせて、要約やハイライトを調整することができる。
４．多言語対応: 複数の言語の会議内容もテキスト化して整理することが可能。
今後の展望
AI技術の進化
１．高度な理解: 今後のAI技術は、より高度な文脈理解を持ち、会議のニュアンスや参加者の感情なども議事録に反映できるようになるかもしれません。
２．リアルタイム処理: リアルタイムでの会議内容の分析と議事録の生成が可能となり、会議中にも進行状況をチェックできるようになるでしょう。
３．音声認識の向上: 音声認識の精度が向上することで、背景ノイズや方言、アクセントの影響を受けにくくなるでしょう。
議事録作成の未来
１．動的議事録: AIがリアルタイムで議事録を作成・更新し、参加者がそれをリアルタイムで参照・編集できる環境が考えられます。
２．ビジュアルサポート: 画像認識や動画解析技術の進化により、議事録にビジュアル要素（例: プレゼンテーションのスライドや参加者の表情）が組み込まれることが考えられます。
３．コンテキストアウェア: AIが過去の議事録や関連資料を参照し、会議の背景やコンテキストを自動的に議事録に組み込むことが可能になるでしょう。
これらの進化により、議事録作成の効率性だけでなく、その質や多様性も大きく向上すると期待されます。
