テレワーク会議の進め方｜事前準備・30分の議題例・議事メモ

テレワーク会議を準備するときは、「何を決めるか」「誰が進行するか」「終了後に誰が何をするか」をそろえましょう。この記事では、会議前・当日・終了後の流れを、使える例と一緒に紹介します。

Zoomへの参加やミュートなどの操作を確認したい方は、リモート会議の始め方・基本操作をご覧ください。

会議前に目的・資料・役割を共有する

• 目的：情報を共有する会議か、意見を集める会議か、何かを決定する会議かを決めます。
• 参加者と役割：必要なメンバーを選び、進行役・記録役・決定する人を確認します。少人数なら兼任しても構いません。
• 案内：日時、参加方法、終了予定時刻、議題、読んでおく資料をまとめて送ります。
• 接続：本番で使う場所と機器で、音声・カメラ・資料の表示を試します。

資料を配る場合は、参加者が開ける形式や共有先かを事前に確かめておきます。新しいツールを増やす前に、職場で使っている連絡・資料共有の方法で足りるかを確認しましょう。

30分の会議なら議題と時間の目安を決める

議題の一覧を「アジェンダ」と呼びます。議題だけでなく、最後に何を決めたいかも書いておくと進行の目安になります。次は、研修の開催準備を相談する架空の30分会議の例です。

時間配分は一例です。議題に応じて変え、時間内に決められない項目は「誰が、いつまでに、何を確認するか」を残して持ち帰ります。

当日は話す順番と決定事項を確認する

1. 最初に確認する：参加者、目的、終了予定時刻、資料の場所をそろえます。
2. 議題ごとに進める：現状を共有し、質問と意見を聞いてから、対応案を検討します。
3. 話す人を分かるようにする：発言が重なったら進行役が順番を整理し、声が聞き取りにくい場合は一度止めて確認します。
4. 区切りで要約する：決まったこと、未確定のこと、次に確認することを分けて読み上げます。

カメラのオン・オフや服装は、職場や主催者のルールと参加環境に合わせましょう。話していないときのミュートや、チャットで質問する方法なども最初に確認しておくと使い分けやすくなります。

背景を整える場合は、仕事のオンライン会議の背景選びを参考にしてください。

終了後は決定・担当・期限を短く共有する

議事メモは、会話をすべて書き起こすだけでなく、次の行動が分かる形にまとめます。まずは以下の項目を埋めてみましょう。

会議名：
日時・参加者：
目的：
決まったこと：
担当者と期限：
未決事項・確認する人：
次の連絡・次回予定：
共有資料の場所：

会議の最後に読み合わせた内容を基に共有し、認識違いがあれば訂正します。担当者が決まっていない項目や「なるべく早く」といった曖昧な期限が残っていないか確認しましょう。

次回への振り返りは、「資料は事前に開けたか」「音声は聞き取れたか」「決めたいことは決まったか」など、具体的な点から始めてみてください。

まずは短い会議で操作と進行を練習する

初めて主催する場合は、短い練習で参加・音声確認・資料表示・終了までを試し、役割分担も確認しておきましょう。操作と進行を一度に覚えようとせず、必要なところから練習できます。

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