Word・Excelの画像を圧縮して容量を小さくする方法｜画質と保存の注意点

写真やスクリーンショットを多く入れたWord文書・Excelブックは、「図の圧縮」でファイル容量を小さくできる場合があります。ただし、画質や削減できる量は画像と設定によって変わります。元ファイルを残して、圧縮前後の容量と見え方を比べましょう。

圧縮する前に元ファイルを残す

最初に「名前を付けて保存」などで作業用のコピーを作り、圧縮はコピー側で試します。元の画像ファイルも残しておくと、画質や切り抜きをやり直したいときに使えます。

以下はWindowsのデスクトップ版Word・Excelを想定した手順です。Microsoft 365のWeb版では、この画像圧縮機能は使えません。掲載画像は2023年当時の例で、バージョンや画面幅によってボタンの位置・名称が異なる場合があります。

保存後のファイルサイズを確認する

作業用ファイルを保存してから「ファイル」＞「情報」を開き、プロパティに表示されるサイズを確認します。圧縮前の値を控えておきましょう。エクスプローラーで保存したファイルを右クリックし、「プロパティ」で確認する方法もあります。

「図の圧縮」で画像の容量を小さくする

1. Word文書またはExcelブック内の、圧縮したい画像を選びます。Excelではセルだけを選んだ状態と区別してください。
2. 「図の形式」タブの「調整」から「図の圧縮」を開きます。画面幅によってはアイコンだけで表示されます。

圧縮する対象と、画質に関係する設定を確認します。最初は選択した画像だけで試すと、違いを確認しやすくなります。

設定を確認して「OK」を押します。続いて作業用ファイルを保存し、圧縮後の容量を確認してください。

WordとExcelは、画像を選択して「図の形式」から圧縮する流れが共通です。詳しくはMicrosoft公式「Officeで画像のファイルサイズを小さくする」をご確認ください。

圧縮後は画質と編集できる範囲を確認する

• 画面で確認：文書や表を普段使う大きさで表示し、写真・図・スクリーンショット内の文字が読めるか確認します。
• 印刷で使う場合：必要なページを試し刷りし、細い線や小さな文字がつぶれていないか確認します。
• トリミング部分を削除した場合：保存後に切り抜き前の範囲へ戻せなくなることがあります。編集を続ける元ファイルと、送付用ファイルを分けておきましょう。
• 画質が足りない場合：元ファイルのコピーから、より高い解像度を選んでやり直します。低画質になった画像を繰り返し圧縮しても、元の細部は復元できません。

トリミング部分の削除についてはMicrosoft公式「Officeで図をトリミングする」も参照してください。

容量があまり減らない・メールで送れないとき

もともと小さい画像や圧縮済みの画像では、大きく減らないことがあります。画像以外のデータが容量を占めている場合も、図の圧縮だけでは十分に小さくなりません。画像を画面上で小さく表示するだけの操作と、画像データの圧縮も異なります。

メールの添付上限は、送信側と受信側のサービス・組織設定によって異なります。圧縮しただけで必ず送れるとは限らないため、保存後のファイルサイズと、利用しているメールの案内やエラー内容を確認しましょう。

画質を落としたくない場合は、相手と使える共有方法を相談します。共有リンクを使うときは、閲覧できる相手や編集の可否を確認してから送付してください。

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